کارت‌گذر نیاز به داشتن نام فرد و احتمالاً مشخصه‌ای همچون دانشگاه یا کشور شرکت کننده دارد. این کارت‌گذرها کمک می‌کنند که شرکت کننده‌ها اسم همدیگر را یاد بگیرند. همچنین کمک می‌کند شرکت کنندگان از افراد غیرشرکت کننده در محیط کنفرانس تفکیک شوند.
بهتر است رنگِ کارت گذر برای مسوولیت‌های مختلف فرق کند. مثلاً کارت گذر شرکت‌کنندگان و برگزارکنندگان رنگ‌های مختلفی داشته باشد.
اسم کوچک را بر روی کارت گذر با فونت بسیار بزرگ می‌نویسند تا با یک نگاه خوانده شود. شاید در ایران بهتر باشد فامیل را با فونت بسیار بزرگ بنویسند.
مهم است که برگزارکنندگان در نظر داشته‌باشند که همیشه چند نفری پیدا می‌شوند که کارت گذر خود را گم می‌کنند و برگزارکنندگان باید آمادگی لازم برای صدور کارت جدید را داشته‌باشند.
در صورتی که کارت گذر در کیف کوچکی قرار داده شود می‌توان نقشه محل برگزاری کنفرانس و برنامه کنفرانس را نیز در داخل کیف قرار داد.
برای اتصال کارت‌گذر به لباس نیز باید از جاکارتی دارای سنجاق قفلی یا گیره استفاده کرد.
