گردهمایی دانشآموزی فیزیک/چکیده وظایف کمیته اجرایی
چکیدهی وظایف کمیته اجرایی
- تعیین اعضای تیم اجرایی
- ارسال فراخوان نوبت اول
- تعیین مکان و زمان برگزاری گردهمایی
- تعیین اعضای تیم علمی (پیشنهاد بردیا: دبیرکمیته فقط با نظر کمیتهی اجرایی تعیین شود و بقیه با همفکری کمیتهی اجرایی و دبیر کمیتهی علمی)
- چک کردن محل گردهمایی (نوبت اول برای قطعی شدن مکان)
- ارسال فراخوان نوبت دوم
- قطعی شدن حامیان مالی
- فرستادن نتایج داوریهای مقدماتی برای دانشآموزان
- دعوت از مهمانان گردهمایی شامل برگزار کنندگان کارگاهها، سخنرانها و ...
- تهیه بلیت رفت و برگشت برای اعضای تیم علمی و اجرایی و مهمانان انجمن
- تهیه لوح، تقدیرنامه، تندیس و جوایز برای شرکتکنندگان، اعضای کمیتهی علمی و اجرایی و سخنرانان
- تهیه فرم نظرسنجی
- تعیین کارگاهها
- چک کردن محل برگزاری (نوبت دوم)- یک ماه پیش از برگزاری (چک لیستی که ما امسال تهیه کردیم و دست احسانه)
- چک کردن محل گردهمایی (نوبت سوم)- ۳روز پیش از برگزاری (نظافت و روشنایی محل سخنرانی و ارائهی پوسترها، غذلخوریٰ خوابگاهها- وجود سطل زبالهٰ- کیفیت غذا (چطوری چک شود؟!)- نوشیدنی همراه غذا فقط آب یا آبمیوه باشد- در میانوعده به بچهها میوه داده شود.)
- تهیه چکیدهنامه از کارهای پذیرفتهشده
- تهیه بروشور کارگاهها و برنامههای جنبی (اگر وجود دارد)
- گروهبندی کارها و زمانبندی ارائهی کارها در روزهای مختلف
- تعیین محل نصب پوسترها
- تهیه برنامهی زمانبندی گردهمایی با هماهنگی کمیتهی علمی و کادر محلی
- تهیه کارت برای برگزارکنندگان و شرکتکنندگان و توزیع آن هنگام پذیرش (این کار وظْیفهی کادر محلی است یا اجرایی؟)
- تهیه رزومهی کوتاهی از سخنرانان به همراه خلاصهی سخنرانی آنها
- گردآوری گزارشکار و تصویر پوستر کارهای برگزیده (و کاندیداها؟) و قرار دادن آنها روی وبسایت انجمن- پس از گردهمایی
- تهیهی یک تابلو اعلانات برای خبررسانی در روزهای گردهمایی و بهروز کردن آن
- سفر چند نفر از اعضای تیم اجرایی به محل گردهمایی ۳ روز پیش از شروع (پیشنهاد ساغر و سارا: حتما یک پسر در این تیم باشد!)
- ثبتنام برای کارگاهها و برنامههای دیگر (یک پیشنهاد این بود که هنگام پذیرش ثبتنام شوند. ولی چون هنگام پذیرش هنوز بروشورها را ندیدهاند عملی نیست. پیشنهاد ثبتنام روزانه هم بود. با سیستمی منظمتر از امسال)
- قراردادن یک جلسهی گفتوگو میان کادر اجرایی و دانشآموزان
- تعیین تیمی برای مستندسازی گردهمایی (از زمان داوریهای مقدماتی تا زمان برگزاری) و سرپرستی خبرنامهی گردهمایی (پیشنهاد: بخشی از کار خبرنامه را گروهی از دانشآموزان شرکتکننده انجام دهند.) و همینطور عکس دستهجمعی
1- گرفتن بلیت و دعوت مهمانان از وظایف کمیه علمی است و باید یک ماه قبل از همایش انجام شود.
2- بیش از 3 نفر از اعضای اجرایی باید حداقل 3 روز قبل از شروع گردهمایی در محل مذکور باشند و کارشان فقط دیدن نباشد بلکه محل ارائه را کاملاً (تا حد تعیین محل هر پوستر چه برسد به تمیز کردن و تعمیرات،روشنایی محل، محل اسکان مهمانان) حداکثر تا صبح روز افتتاحیه آماده کرده باشند.
3- کادر اجرایی هم جلسهای مشابه جلسهی گروه علمی با بچهها داشته باشند.
4- یک عدد بورد (تابلو اعلانات) ویژهی گردهمایی کنار در ورودی سالن اجرای همایش (سالن سخنرانی) نصب شود و هر لحظه اخبار مربوط به همایش توسط اعضای کمیته اجرایی در آن نصب شود. وجود این تخته به خصوص برای اطلاع دادن تغییرات به وجود در برنامه بسیار مفید است.
5- کمیته اجرایی سالن را طوری بچیند که پوسترهای هر گروه ارائه یکجا نباشند. مثلاً کنار یک پوستر که گروه ارائهی آن دو است، یک پوستر از گروه یک و یک پوستر از گروه سه باشد. به این ترتیب این مسأله پیش نخواهد آمد که در یک روز، تمام داورها فقط در یک گوشهی سالن مشغول داوری باشند.
6- کمیته اجرایی در پایان همایش از دانشآموزان و مربیانشان برگهی نظرسنجی دریافت کند که شامل نظرسنجی در مورد سخنرانیها و وضعیت اجرایی باشد. این برگهی نظرسنجی را میتوان همان روز اول در داخل پوشهی همایش گذاشت و به افراد داد. در این برگه، باید محلی برای نوشتن انتقادات و پیشنهادات وجود داشته باشد. (خیلی عجیب و باورنکردنی بود که امسال در آخر کار، هیچ نظرسنجی رسمیای از شرکتکنندهها انجام نشد! اگر این کار انجام میشد بدون شک کمک خیلی بزرگی به همایش سال بعد میشد.)
7- بد نیست در روز دوم یا سوم همایش، از بچهها و مربیان و داوران در کنار هم یک عکس دسته جمعی (توسط یک عکاس درست و حسابی!) انداخته شود و در روز پایانی این عکس به بچهها فروخته شود!!!
8- جوایز دانشآموزان از تهران تهیه و آماده شود. اینکه صبح روز اختتامیه تازه به دنبال کاغذ کادو و چسب و روبان باشیم و چند نفر آدم بیگناه(!) را مسؤول کادو کردن جایزهها بکنیم، چندان کار جالبی نیست!
9- همه عوامل اجرایی تا آخرین دقایق حضور داشته باشند.
10- در هنگام پذیرش، ثبت نام کارگاه ها و مسابقه انجام شود تا کل تعداد شرکت کننده ها از ابتدا مشخص شود.
