راهنمای برگزاری کنفرانس‌های بین‌المللی در ایران/برنامه های قبل از برگزاری کنفرانس
| فهرست - برنامه های قبل از برگزاری کنفرانس - برنامه‌های شروع کنفرانس - برنامه‌ها در طول کنفرانس - برنامه‌های پایانی - برنامه‌های بعد از خاتمه کنفرانس - ویدئو کنفرانس - مسایل جزیی |
۱- مشخص کنیم سمینار به چه نحوه ای قرار است برگزار شود. آیا قرار است فراخوان مقاله داده شود یا سخنرانان از قبل مشخص می شوند.
۲- بررسی کنیم که آیا شهری بیشترین مناسبت را با موضوع سمینار دارد یا خیر
۳- چنانچه سمینار فراخوان مقاله دارد در بروشور فراخوان مقاله باید به نکات زیر توجه کرد:
- الف) مشخص کنیم آیا مقالاتی که قبلا در سمینارهای دیگر شرکت کرده‌اند می توانند در این سمینار شرکت کنند یا خیر.
- ب) فرمت ارائه مقاله را مشخص کنیم.
- پ) مشخص کنیم آیا امکان ارائه مقاله به صورت پاورپوینت یا دیگر فرمتها وجود دارد یا خیر.
- ت) چنانچه قصد داریم موضوعات مقاله ها را اعلام کنیم حتما موضوعات را در دسته بندیهای مختلف قرار دهیم تا امکان انتخاب آسانتر باشد
- ث) اعضای کمیته برگزاری کنفرانس، مسیولیت هر یک و آدرس ایمیل آنها را در فراخوان مشخص کنیم.
- ج) زمان و محل برگزاری کنفرانس، مهلت ارسال مقالات یا خلاصه آنها، زمان اعلان قبول و یا رد شدن مقاله توسط کمیته برگزاری را در فراخوان کنفرانس مشخص کنیم.
۴- چنانچه مدعوینی از خارج از کشور داریم بررسی کنیم که امکان صدور ویزا برای مهمانان‌مان مقدور هست یا خیر و اگر هست باید چه اقداماتی انجام بشه.
۵- سعی کنیم بروشورها را به زبان انگلیسی ترجمه کنیم
- توجه کنیم که مطالب حتما توسط یه متخصص ترجمه بشه و نه هرکسی که زبان انگلیسی بلده
۶-فرستادن فرم ویزا برای مدعوین خارجی کمی کار را براشون راحت تر میکنه
۷ -حتما معلوم کنیم که چه ابزارها و ماتریال‌هایی ( حتی نرم افزار هایی) برای استفاده سخنرانان داریم یا میتوانیم تهیه کنیم...